Compliance financeiro: o que é e como promover

O compliance financeiro é um dos braços do programa global de compliance de uma empresa, se concentrando principalmente no setor financeiro, mas também em toda operação que envolva valores, mesmo que não sejam aquelas rotineiras do backoffice financeiro.

Os principais objetivos são mapear os riscos associados às transações e rotinas, mitigá-los, identificar ilicitudes, prevenir a empresa contra fraudes e, se inevitavelmente alguma ocorrência se materializar, reduzir ao máximo os danos financeiros, operacionais, legais e para a imagem do negócio.

No conteúdo de hoje, vamos mostrar como é a implementação dessa estratégia e como ela protege a empresa.

Implementação do compliance financeiro

Cuidado com os dados

Nesse ponto, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as ações de adequação a ela são importantes para auxiliar no compliance financeiro, pois as informações que envolvem valores e transações precisam de proteção e controle em relação às pessoas que acessam tais dados.

A empresa tem de contar com boa infraestrutura de segurança para os bancos de dados e softwares que armazenam e transitam os dados das finanças. E as pessoas de diferentes hierarquias e cargos, com responsabilidades distintas, devem ter diferentes níveis de acesso às informações e de autorização à realização de tarefas que as envolvem.

Definição de controles internos

Por exemplo, é comum que em uma empresa os assistentes do setor financeiro agendem pagamentos de contas, que apenas são efetivados depois que o gerente da área os aprova. Isso é uma forma de controle interno, para evitar pagamentos indevidos, desvios e outros problemas.

Dependendo da operação, outras pessoas podem participar dos fluxos de aprovação e controle interno, incluindo membros da diretoria em momentos-chave. Uma hipótese é a participação do responsável pelo departamento pessoal no momento de autorizar os pagamentos de funcionários.

Também é possível automatizar a maioria desses controles, algo especialmente necessário para negócios que trabalham com alto volume de transações. É o caso da aprovação automática de efetivação de pagamentos para fornecedores recorrentes e mediante recebimento de notas fiscais para as quais o setor fiscal dá o aceite e valida os dados.

Redação de regramento interno

Diretrizes de conformidade financeira podem estar em documentos mais abrangentes, como no código de ética da empresa, e em regramentos mais específicos, como um código de conduta criado propriamente para o backoffice.

Por exemplo, no código global de ética podem ter tópicos sobre a não aceitação de vantagens financeiras indevidas pelos profissionais e o combate a desvios, enquanto no regramento próprio do financeiro podem estar detalhados pontos como fluxo de aprovação de transações, práticas vedadas e processos padrão.

Relação do compliance financeiro com outros temas

Citamos anteriormente a relação com a adequação à LGPD, nos referindo a como esses cuidados servem para auxiliar no compliance financeiro. Mas, em alguns momentos, é o programa de conformidade financeira que serve a outros objetivos e demanda uma estratégia conjunta.

Um tema associado que precisa ser levado em conta no compliance financeiro é a adaptação da empresa à Lei Anticorrupção. A corrupção corporativa pode ter como objeto ganho de posições, influências e bens diversos, mas a principal meta das ações ilícitas é a vantagem financeira. Então, nas ferramentas práticas e nas redações de regramento é essencial que sejam tomados os cuidados para evitar o que é proibido pela Lei Anticorrupção.

Mapeamento dos riscos

Essa parte diz respeito a monitorar os riscos em tarefas, decisões e outras etapas de trabalhos que envolvem transações financeiras. Com isso, os gestores e diretores sabem contra o que o negócio precisa se prevenir e também como os controles internos devem ser configurados perante os possíveis riscos.

Criação de canais de denúncias

Se membros de partes mais altas da hierarquia empresarial identificarem ilicitudes ou demais ações vedadas podem imediatamente agir sozinhos e ou em conjunto com outros gestores e diretores.

Porém, a identificação de algum problema ou evidência pode ser feita por profissionais assistentes e até estagiários, que não têm poder de decisão, ou mesmo por pessoas externas à empresa. Portanto, para esses casos principalmente, devem existir canais que possibilitem denúncias, de preferência anônimas, para que ninguém tenha receio em apontar ocorrências e suspeitas.

Problemas que o compliance financeiro pode evitar

Fraude

A fraude se caracteriza por enganar alguém ou uma organização para obter vantagem, geralmente financeira. Pode ocorrer quando alguém se passa por um fornecedor e envia uma cobrança indevida ou quando um profissional interno maquia dados para esconder algum desvio e mantê-lo.

Desvio de verbas

Aqui o ilícito está em utilizar de forma pessoal recursos previstos para outras finalidades, da empresa. Por exemplo, alguém com acesso às contas e/ou poder dentro da empresa que paga despesas pessoais com o caixa ou as contas bancárias de pessoa jurídica.

Pode ocorrer de os desvios serem diretos para as pessoas que estão os fazendo, realizados em diferentes transferências entre contas internas e externas para não deixar claro o destino final dos desvios.

Lavagem de dinheiro

Isso ocorre quando alguém busca tornar legal, ou dar procedência aparentemente lícita, a valores obtidos ilegalmente.

Esse risco é um dos que mais demanda alto nível de planejamento do compliance financeiro e boas ferramentas de controle, identificação e denúncia, pois é preciso que a pessoa tenha acesso privilegiado para lavar dinheiro e tentar encobrir seus rastros. Logo, não é um crime cometido por pessoas que estão nas partes mais baixas da hierarquia e que podem mais facilmente ter suas ações interrompidas.

Produção e divulgação de informações enganosas

Dados falsos podem ser alocados em documentos paralelos ou naqueles oficiais, apresentados aos órgãos de fiscalização, como a Receita Federal, no intuito de pessoas se beneficiarem individualmente ou a empresa obter vantagens.

As vítimas podem ser a própria empresa, no caso de uma pessoa ou um grupo buscarem esconder atitudes suas ou obter vantagens indevidas, ou investidores, bancos e clientes, como quando a cúpula quer esconder resultados ruins, desvios ou obter financiamento que não condiz com a realidade dos negócios.

Lembrando que esses problemas podem surgir juntos, até mesmo todos eles em apenas uma situação. E independentemente da quantidade de ocorrências e ilicitudes tipificadas, um outro problema, que é o dano à imagem da empresa, é consequência de não ter um compliance financeiro que evita ao máximo os transtornos e busca a minimização de efeitos negativos com rapidez.

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