A implementação de um programa de compliance fiscal e tributário serve para a empresa manter a conformidade com as leis do Fisco e definir processos eficientes e que minimizam riscos, e não somente riscos fiscais, em setores como de tributos e declarações, contábil, financeiro e até de departamento pessoal, áreas que se relacionam direta ou indiretamente com o fiscal.
E se em qualquer lugar do mundo esse programa é importante, podemos dizer que no Brasil ele é necessário, já que as empresas aqui precisam lidar com um ambiente fiscal e legal amplo e bastante complexo.
Então, veja agora como promover essa estratégia na sua empresa e colher os benefícios dela.
Mapeamento dos riscos associados ao setor
Esses riscos são situações que podem ocorrer e, se acontecerem, vão tirar a empresa de conformidade e gerar penalizações, como:
- atraso no pagamento de impostos ou não pagamento;
- atraso na entrega de declarações ou a não entrega;
- entrega de documentos e declarações com erros;
- cometimento de erros internos nas rotinas, que vão gerar consequências depois em pagamentos de tributos e elaboração de declarações.
Os quatro que listamos são os principais riscos, mas existem outros e podem haver perigos específicos e até ocultos, pois cada empresa é um ambiente muito particular. Seja como for, a etapa é necessária porque gera respostas e destaca pontos de alerta para as posteriores, que abordaremos adiante.
Auditoria automatizada das obrigações do Sped
As declarações a serem entregues pelo Sistema Público de Escrituração Digital, o Sped, são bastante complexas e envolvem uma série de documentos e informações, com os arquivos digitais gerados devendo respeitar a legislação fiscal e o regime tributário do negócio.
O que a auditoria automatizada faz é examinar todos os documentos e dados envolvidos, além dos livros fiscais escriturados no arquivo digital gerado, cruzar toda essa informação e verificar se a elaboração das escriturações seguiu as devidas leis e regras e contém erros em números. Com a devida configuração e definição de parâmetros, toda essa longa e complexa conferência é automatizada, evitando que alguma pessoa deixe de perceber algo ou cometa um erro na lida com grande volume de números, coisas que facilmente podem acontecer.
Consequentemente, a entrega de forma correta das obrigações do Sped ajuda a manter o compliance fiscal e tributário e evita as penalizações por inconsistências na documentação ou pela não observação de leis e regras fiscais.
Agenda tributária interna
As empresas precisam lidar com obrigações nos níveis municipal, estadual e federal. E cada órgão público de um desses níveis tem a própria agenda tributária, que envolve os impostos e também as entregas de documentos exigidas.
Então, para que não ocorra algum esquecimento ou confusão de qualquer tipo, o ideal é extrair de cada uma das agendas todas as datas que dizem respeito à empresa. Depois, compilar todas as datas retiradas das diferentes agendas públicas em apenas uma agenda interna, e deixá-la à disposição dos todos nos setores contábil, fiscal, financeiro e correlatos.
É um trabalho simples, mas importante porque não existe compliance fiscal sem atendimento aos prazos de pagamento de tributos e prestação de contas.
Manual de conduta e de processos
Esse documento criado especificamente para os setores direta e indiretamente ligados a questões fiscais ajuda a evitar erros por conta dos funcionários que lidam com as rotinas diariamente, assim como previne contra desvios e quaisquer outros atos vedados deliberadamente praticados.
Na parte de conduta podemos ter tópicos como:
- verificar procedimentos suspeitos;
- denunciar atos ilegais e de má fé efetivamente identificados;
- não aplicar soluções paliativas para cobrir erros fiscais próprios ou de terceiros;
- compartilhamento de toda nova aquisição de conhecimento legal ou técnico sobre questões fiscais, tributárias, contábeis e relacionadas.
Em relação a processos, o manual pode prever tarefas e etapas como:
- com quantos dias de antecedência em relação ao prazo as obrigações do Sped devem estar auditadas e prontas para transmissão;
- notas fiscais não validadas junto à Secretaria da Fazenda não podem ser escrituradas e passadas para pagamento por parte do financeiro;
- padrão que a contabilidade deve usar no histórico de descrição dos lançamentos no Livro Diário;
- periodicidade de revisões gerais.
Controles internos
Os controles internos, com alguns deles podendo ser automatizados, agem para evitar ações vedadas e a materialização de riscos aos quais a empresa está, mesmo que em pequeno grau, exposta.
Por exemplo, apenas determinados funcionários podem conseguir inserir notas fiscais recebidas, depois da validação, no fluxo de pagamentos e na escrituração fiscal. Esse controle pode ser feito pela configuração dos usuários do sistema de gestão do negócio (lembrando que cada profissional precisa ter o próprio usuário).
Para processos mais complexos que o exemplificado e/ou mais relevantes e, por isso, associados a mais riscos, a autorização pode ser dada apenas a um dos membros da equipe, mais especializado, ou mesmo somente para o gestor do departamento.
Acompanhamento das leis fiscais e tributárias
Esse âmbito é bastante complexo e burocrático em nosso país. Soma-se a isso as constantes mudanças em leis de impostos e obrigações municipais, estaduais e federais. O resultado é a necessidade de estar a par das movimentações dos textos e das adições que entram em vigor para a empresa não cometer erros seguindo regramentos desatualizados ou extintos.
Se o compliance fiscal e tributário não for devidamente seguido, o programa global de conformidade e integridade pode em grande parte ser colocado em risco. Isso porque essa parte do programa diz respeito a muitas obrigações com órgãos de fiscalização e envolve diversas transações financeiras, sempre associadas a riscos provenientes de erros ou atos deliberados que não deviam ser cometidos.
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