Due Diligence, ou prévia diligência, é um processo de investigação acerca de terceiros, que podem ser fornecedores, parceiros ou clientes, cujo objetivo é verificar se existem riscos potenciais em um negócio ou contratação e, se existem, quais são.
É uma parte do todo do programa de compliance global da empresa e sua importância é evitar que ela seja envolvida em corrupção, fraudes e demais ilicitudes, além de, mesmo não sendo envolvida, evitar que a empresa sofra prejuízos ou transtornos não financeiros como consequência de atos ilegais de terceiros, como danos à sua imagem.
Na própria diligência ainda temos outros subprocessos, que podem ou não fazer parte do processo a ser realizado, como fiscal e contábil, financeiro, jurídico e trabalhista. Por exemplo, em um negócio entre duas empresas de desenvolvimento de software dificilmente será executado o subprocesso de Due Diligence ambiental.
Agora que você sabe o que é esse processo e por que ele é importante, veja quais são as suas etapas e o que é abrangido.
Definição de objetivos
Existem dois tipos de objetivos nessa investigação: os do processo em si e aqueles que motivaram sua abertura. Tê-los bem definidos e documentados é fundamental e precisa ser o primeiro passo porque eles são os direcionadores de todo o trabalho, das investigações à produção do relatório final.
Por exemplo, a documentação solicitada da empresa diligenciada depende do negócio ou processo para o qual a investigação está sendo feita. E os mesmos balizadores são usados para definição do método de trabalho, dos formatos das análise e de como será redigido e apresentado o relatório de resultados.
Análise de documentos e informações
Em geral, a documentação auditada refere-se a pontos como escrituração fiscal, contrato social e alterações, escrituração contábil, demonstrações financeiras e comprovantes diversos. Mas também podem ser envolvidos itens específicos como um manual de processos de produção, o código de conduta ou o laudo de vistoria de uma máquina do setor produtivo.
Um contrato de confidencialidade acompanha o processo de Due Diligence para assegurar que a parte analisadora e seus assessores zelem pela privacidade e a segurança das informações e dos documentos da parte analisada.
Levantamento de cadastros e certidões
Essa etapa envolve a verificação da regularidade dos registros nos órgãos públicos e das certidões negativas relativas a obrigações acessórias, tributárias e contributivas.
Os principais pontos averiguados são:
- CNPJ;
- inscrição estadual;
- inscrição municipal;
- registro em órgão regulador de classe, no caso de as atividades da empresa exigirem;
- certidões negativas relativas a INSS, FGTS, impostos federais, ICMS, ISS e demais obrigações;
- certidão negativa de débitos trabalhistas;
- certidão negativa da Justiça Federal.
Conhecimento dos sócios
Como representantes legais de uma empresa, os sócios devem ser conhecidos porque também podem colocar em risco quem faz negócios com a empresa deles, até porque em muitas ilegalidades cometidas no universo corporativo as pessoas físicas fazem uso das pessoas jurídicas que representam para obter as vantagens pretendidas.
Portanto, é necessário saber se os sócios estão envolvidos em processos e condenações, principalmente em casos que ferem a Lei Anticorrupção e envolvem empresas. Também é preciso saber se os sócios fazem parte dos quadros societários de outros negócios, que podem estar envolvidos em atos ilícitos ou serem apenas empresas de fachada.
Existe ainda a possibilidade de a empresa ter outras empresas como sócias. Nesse caso, é importante os sócios jurídicos também serem analisados a partir de uma extensão da diligência feita para tais empresas.
Pesquisa de notícias
É verdade que notícias não são documentos, mas elas ajudam a entender históricos e expõem fatos e dados. Logo, podem ajudar no processo de Due Diligence apontando algo mais antigo que os documentos atuais não demonstram ou mesmo chamando atenção a fatos que a documentação verificada não pôde denunciar.
Por exemplo, se anos antes um negócio fez acordo de leniência e foi responsabilizado por corrupção privada, notícias antigas podem mostrar isso, sendo que em documentos atuais nada disso pode ser percebido por ter havido regularização e fim de processos. Diante disso, para proteção, pode-se averiguar se as pessoas envolvidas nos ilícitos ainda estão na empresa diligenciada e como foi organizado o programa de compliance para evitar recorrência.
Outro ponto importante da pesquisa de notícias diz respeito ao quesito de reputação, que apesar de ser subjetivo e não constar em documentos, é um ativo valioso. Por isso, em alguns casos essa pesquisa pode evitar que a empresa seja associada a pessoas físicas ou jurídicas que não carregam boa reputação por ocorrências atuais ou de um passado recente.
É fundamental que qualquer notícia que denuncie algo seja verificada a fundo para que sua veracidade seja atestada.
Entrega do relatório final
Depois do levantamento e da análise da documentação e dos fatos e números produz-se um relatório, que expõe as constatações obtidas nas etapas anteriores. Entre os dados do relatório estão indicadores numéricos, pareceres específicos, notas explicativas e diagnósticos.
Tais constatações não dizem respeito apenas a perigos em potencial. O relatório final expõe possíveis riscos e sinais de alerta, como minimizar ou mitigar riscos identificados, problemas que podem ser eliminados e até oportunidades de investimento e negociação encontradas nas avaliações e nos levantamentos. E, claro, esse documento serve de base para a tomada de decisão da diretoria acerca da continuidade ou não dos negócios junto à outra parte.
Outra parte importante do relatório final refere-se ao processo de Due Diligence em si, importante para os decisores avaliarem o próprio trabalho e a relação que ele teve com a parte diligenciada. Nessa parte entram pontos como método de trabalho e grau de dificuldade e/ou facilidade de acesso a documentos e dados.
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